電子帳簿保存法とは？ データ保存のルールを理解する

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を、紙ではなく**電磁的記録（データ）**で保存することを認める法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

この法律によって、これまで紙での保存が原則だった会計帳簿や領収書、請求書などを、一定の要件を満たせばパソコンやサーバー、クラウドサービスなどにデータとして保存できるようになりました。これにより、紙の書類を保管する手間やコストを削減できるメリットがあります。

電子帳簿保存法は、主に以下の3つの区分で保存方法を定めています。

  • 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作成した帳簿や書類を、データのまま保存する方法です。
  • スキャナ保存：紙で受け取った書類（領収書、請求書など）をスキャンして画像データとして保存する方法です。
  • 電子取引データ保存：電子メールやウェブサイトを通じて授受した取引情報（PDFの請求書など）を、データのまま保存する方法です。

特に、電子取引データ保存については、2024年1月1日以降、原則として電子データでの保存が義務化されています。

知っておくべき理由

電子帳簿保存法を知らないと、思わぬトラブルや不利益を被る可能性があります。

例えば、個人事業主やフリーランスとして働いている方が、クライアントからPDFで送られてきた請求書や領収書を、プリントアウトして紙で保管しているとします。しかし、2024年1月1日以降は、これらの電子取引データは原則として電子データのまま保存しなければなりません。もし、電子データを破棄して紙の控えだけを保管していた場合、税務調査の際に指摘を受け、青色申告の承認を取り消されたり、追徴課税の対象となったりするリスクがあります。

また、会社員の方でも、副業で得た収入について確定申告をする際、電子で受け取った領収書や請求書を適切に保存していなかったために、経費として認められず、結果として納める税金が増えてしまうといった事態も考えられます。

さらに、企業に勤めている方の場合、会社の経理部門が電子帳簿保存法に対応できていないと、業務効率が低下したり、法令違反のリスクに晒されたりする可能性があります。適切な知識がないと、自分自身が関わる業務で不適切な処理をしてしまい、会社に損害を与えることにもつながりかねません。

このように、電子帳簿保存法は、事業を営む方だけでなく、副業をしている方や、会社で経理や総務に関わる方にとっても、知っておくべき重要な法律なのです。

具体的な場面と事例

  • 事例1：フリーランスのAさんのケース
    Aさんはウェブデザイナーとして活動しており、クライアントとのやり取りはほとんどメールやチャットで行っています。請求書もPDFでメールに添付されて送られてくることが多く、Aさんはこれまで、受け取ったPDFを印刷してファイルに綴じていました。しかし、2024年1月以降、税務署から電子取引データの保存状況について問い合わせがあった際、印刷した紙の請求書しか提示できず、電子データが保存されていないことを指摘されました。結果として、適切に保存されていなかった一部の経費が認められず、追加で税金を支払うことになりました。

  • 事例2：中小企業の経理担当者Bさんのケース
    Bさんの会社では、仕入れ先からの請求書や領収書が、紙と電子データ（PDF）の両方で届きます。Bさんは、電子で届いたものもすべて印刷して紙で管理していましたが、電子帳簿保存法の改正により、電子で受け取ったデータは電子のまま保存する必要があることを知りました。急いで保存方法を見直し、受領した電子請求書を日付順にフォルダ分けし、検索できるようにファイル名を工夫するなど、対応に追われました。もし対応が遅れていれば、会社の法令違反につながる可能性がありました。

  • 事例3：個人事業主Cさんのケース
    Cさんはオンラインストアを運営しており、商品の仕入れはECサイトで行っています。ECサイトから発行される領収書はウェブサイト上でダウンロードする形式です。Cさんは、ダウンロードしたPDFファイルをパソコンのデスクトップに保存していましたが、ファイル名が「領収書.pdf」ばかりで、日付や取引先がすぐに分からない状態でした。税務調査で特定の取引の領収書を探すよう求められた際、膨大なファイルの中から目的のデータを見つけるのに非常に時間がかかり、手間取りました。これは、電子帳簿保存法で求められる「検索機能の確保」ができていなかったためです。

  • 電子取引データは電子のまま保存する：2024年1月1日以降、電子メールやウェブサイトで受け取った請求書や領収書は、紙に印刷するだけでなく、必ず電子データとして保存する必要があります。
  • 保存要件を満たす：保存する電子データは、真実性（改ざんされていないこと）と可視性（いつでも確認できること）を確保するための要件を満たす必要があります。具体的には、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の確保、検索機能の確保などが求められます。
  • 適切なシステムやツールを活用する：電子帳簿保存法に対応するためには、会計ソフトや文書管理システム、クラウドサービスなど、要件を満たしたツールを活用することが有効です。
  • 不明な点は専門家に相談する：電子帳簿保存法の解釈や具体的な対応方法に不安がある場合は、税理士や税務署に相談し、適切なアドバイスを受けることが重要です。

本記事は一般的な情報提供を目的としており、特定の事案に対する法的アドバイスではありません。個別のトラブルについては、必ず弁護士等の専門家にご相談ください。